آیا شما نیز از آن دسته کسانی هستید که ایمیل را به عنوان مزاحم می‌بینند و نه کارآمد؟ آیا ایمیل را مانعی برای تمام کردن کارهای‌تان می‌بینید؟ پس بدانید تنها نیستید. افراد زیادی در دنیا از ایمیل متنفر هستند چرا که بیشتر شبیه یک نامه‌ی بی سر و بی انتهاست و هر چه می‌خوانید هنوز ایمیل‌های بیشتری باقی مانده اند. من مردم زیادی را دیده‌ام که ایمیل‌ها را دسته‌بندی کرده اند و تنها آن‌هایی که از مدیریت ارسال می‌شود را جواب می‌دهند. به جای ایمیل آنها از ابزارهای جدیدتری مثل Slack و Twist استفاده می‌کنند و به جای حل کردن مشکل از سیستم دیگری نیز استفاده می‌کنند.
چرا مردم استفاده از ایمیل را متوقف می‌کنند؟
مشکل بیشتر مردم این است که نمی‌دانند چطور ایمیل‌شان را مدیریت کنند. حتی اگر هم بدانند احتمالا آن را روزانه انجام نمی‌دهند. ایمیل هم مانند هر چیز دیگری اگر به درستی مدیریت نشود پس از مدتی به یک سیستم غیر قابل مدیریت تبدیل می‌شود.
ایمیل نباید به این صورت دیده شود. ایمیل با فاصله‌ی زیادی بهترین سیستم ارتباطی است که در ۴۰ سال گذشته اختراع شده است. به ما اجازه می‌دهد با هر کسی در هر جای دنیا به راحتی در تماس باشیم. یک سیستم عالی است و می‌تواند ما را در هر زمان و مکانی به هر شخصی متصل کند و به دلیل ارسال و دریافت سریع می‌توان ارتباط لحظه‌ای خوبی و با هر شخصی برقرار کرد. ایمیل احتمالا بهترین ابزار کارآمد موجود است.
چطور از ایمیل‌مان استفاده کنیم تا دوباره تبدیل به ابزاری کارآمد شود؟
برای برگرداندن ایمیل به سیستم قدیمی و کارآمد خود این‌ها نکاتی هستند که به شما کمک می‌کنند:
۱. با اینباکس خود طوری برخورد کنید که گویا نقطه ای برای جمع آوری است
با اینباکس خود به عنوان یک محل ذخیره سازی برخورد نکنید. اینباکس شما جایی است که ایمیل‌های جدید می‌آیند و شما می‌بایست آنها را بررسی کنید. در روز‌های قبل از ایمیل، زمانی که نامه ای دریافت می‌کردیم و اگر آن نامه مهم نبود،آن را به داخل صندوق پست بر نمی گرداندیم. به جای دیگری منتقلش می‌کردیم. میز، سطل آشغال یا جایی که به آنها بعدا رسیدگی کنیم. اگر شما همه‌چیز را به داخل صندوق پستی برگردانید،مامور پست از کارتان تعجب خواهد کرد. بنابراین این کار را با ایمیل‌ها انجام ندهید. زمانی که یک ایمیل می‌آید، تصمیم بگیرید که چه کاری برای آن مناسب تر است و آن را انتقال دهید. به مرور زمان، شما می‌بینید که این تصمیمات باعث می‌شود بتوانید با ایمیل‌های کمتری و در زمان مناسب تری روبرو شوید.
۲. تعدادی دسته یا فولدر بسازید
ایمیل‌هایی که ما هر روز می‌گیریم به دسته‌های مشخصی تبدیل می‌شوند. این ایمیل‌ها تنها نیاز دارند شما آنها را منتقل کنید و شامل اطلاعات مشخصی هستند. بعضی از آنها هیچ اقدامی را نمی‌طلبند و تنها لازم است شما آنها را مطالعه کنید. بعضی از آنها لازم دارند شما کاری در راستایشان انجام دهید ولی ضرورت و فوریتی ندارند. بنابراین این دسته‌ها می‌تواند به “اقدمات امروز”، “اطلاعات” و “آرشیو” نام گذاری شوند. این سه دسته می‌توانند در جای درست قرار بگیرند و اینباکس شما را تمیز و خلوت نگاه دارند.
۳. ایمیل‌ها را بررسی کنید به جای آن که بخوانیدشان
مشکل کار شما با ایمیل آن است که شما آنها را هر بار می‌خوانید به جای آن که بررسیشان کنید. خواندن ایمیل جایی است که مشکلات از آنجا شروع می‌شود. اگر شما تنها ایمیل را ببینید و هیچ کاری با آن انجام ندهید، مشکلاتتان سریعا خود را نشان می‌دهد. به جای اینکار، وقتی ایمیلی وارد اینباکستان می‌شود برای آن تصمیم گیری کنید و به فولدر مناسب منتقلشان کنید. حال ممکن است آرشیوشان کنید یا به فولدری برای بررسی امروز منتقلشان کنید. این کار چند ثانیه بیشتر زمان نمی‌خواهد. این عادت را به سرعت در خود ایجاد کنید. خواندن ایمیل یعنی آنکه شما زمان زیادی را برای ایمیل‌ها صرف می‌کنید و همه‌ی آن زمان برای ایمیل‌های غیر مفید هدر خواهد شد. اول به ایمیل نگاه کنید، برایش تصمیم گیری کنید. چیزی که به آن نیاز دارید بررسی کردن ایمیل‌ها و حذف کردن فوری آنها از اینباکستان است.
۴. برای خرید‌های آنلاین و سایت‌های تبلیغاتی ایمیل دیگری را استفاده کنید
یکی دیگر از مشکلات بررسی کردن ایمیل‌ها این است که ما یک ایمیل را برای همه چیز استفاده کرده ایم. شما آدرس خانه‌ی شخصیتان را به هر کس غریبه‌ای که آن را درخواست کند نمی‌دهید. بنابراین، چرا بعضی ایمیل شخصیشان را برای ثبت نام در همه جا استفاده می‌کنند؟ بنابراین ایمیلی را با استفاده از یکی از سایت‌های جیمیل، اوتلوک، یاهو و … بسازید و از آن برای ثبت نام و کارهای غیر مهم تر استفاده کنید.
۵. برای خواننده بنویسید نه برای خودتان
یکی از دلایلی که بسیاری از مردم به طور مداوم ایمیل ها را بررسی می کنند این است که آنها منتظر پاسخ یک ایمیل هستند. اگر میخواهید یک پاسخ سریع داشته باشید، باید برای دریافت کننده انتظارات خود را به درستی بیان کنید. ساختار درست برای دریافت سریع اطلاعات “چه چیزی و چرا” است. هنگام نوشتن ایمیلی که پاسخ سریعی میخواهید اینگونه شروع کنید – “سلام نیکولا، آیا می توانم یک کپی از ارقام فروش سه ماهه گذشته داشته باشم؟” – و در صورت لزوم در پاراگراف بعدی بگویید که چرا “ما باید حسابهای Q3 را قبل از پایان کار نهایی کنیم … “- این کار باعث می شود که گیرنده دقیقا همان چیزی را که می خواهید متوجه شود و بتواند سریعا در مورد پاسخ اقدام کند. اگر ایمیل خود را با یک مقدمه در مورد چگونگی تعطیلات آخر هفته خود شروع کرده باشید، امیدی به گرفتن پاسخ سریع وجود نخواهد داشت، چرا که ایمیلتان در پایین ترین اولویت لیست خواننده قرار خواهد گرفت. به یاد داشته باشید: چه چیزی می خواهید؟ و سپس توضیح دهید چرا آن را می خواهید؟
